Či svoje pracovné aj domáce povinnosti stíhate s prehľadom alebo všetko dobiehate na poslednú chvíľu, to závisí od vášho osobného time manažmentu. Tu je niekoľko tipov na to, ako si zorganizovať čas, ušetriť ho a ako celkovo pristupovať k času ako takému.
Schopnosť šetrenia času a jeho účelného organizovania by mala byť výbavou každého jedného, keďže žijeme v naozaj rýchlom svete. A spoločnosť kladie na človeka mnohé požiadavky.
Kto si neváži svoj čas, akoby si nevážil sám seba
Na začiatok malá úvaha. Jedna múdrosť hovorí, že kto má čas, nemá peniaze a kto má peniaze, nemá čas. Ako dopomôcť k rovnováhe medzi týmito pomyselnými miskami váh – časom a peniazmi?
Keď robíte klasicky pre zamestnávateľa, tak mu vlastne vymieňate váš čas a vynaloženú energiu za peniaze. Na prvý pohľad sa zdá, že cieľ je jasný. Zarobiť dostatočné množstvo peňazí za čo najmenšiu jednotku času, aby ste mohli neskôr „voľný čas“ naplniť kvalitne, zabezpečiť sa, naplniť svoje potreby a potreby rodiny. A tiež napríklad našetriť niečo i na dôchodok.
Ako začať?
Takže kde a ako začať, aby ste ušetrili čas, energiu a zároveň dokázali naplniť finančný štandard? Možno to bude znieť paradoxne, ale na začiatok bude treba investovať dosť veľa času.
Tento čas strávite okrem iného pri plánovaní toho, ako vykonávať činnosti čo najefektívnejšie, a to nielen v tzv. platenej dobe dňa, ale aj mimo nej. Pretože táto doba, keď už máte čas vo svojich rukách, musí byť taktiež starostlivo naplánovaná. Teda aspoň za predpokladu, ak chcete, aby sa v budúcnosti spomínané misky váh vyrovnali.
Ušetrený čas totiž viete investovať do projektov, ktoré sa môžu neskôr stať aj vaším živobytím. Samozrejme, tento čas môžete naplniť aj iným zásadným spôsobom, a to podľa toho, čo je vašou prioritou.
Ešte pred zodpovedaním si na otázku, ako si zorganizovať čas, je nutné, aby ste identifikovali a pacifikovali „žrútov“ času. Sú nimi napríklad Facebook, Instagram, klebetenie, neustála kontrola mailovej schránky, bezduché pozeranie TV.
Uvedomte si svoje časové rezervy a stanovte si priority. K tomu, ale aj k samotnému šetreniu času a plánovaniu vám poslúži napríklad pozitívne ladený plánovač v podobe diára. Svoje ciele a ašpirácie budete mať pod kontrolou, keď sa k zápiskom budete vracať a vyhodnocovať ich. Prejdime ale k samotnej podstate.
Kroky, ako si zorganizovať čas podľa Eisenhowerovho princípu
Svoje aktivity jednoducho rozdeľte na štyri okruhy. Volá sa to aj Eisenhowerov princíp. V zásade pracuje s dvomi typmi činností, a to dôležitými a naliehavými, resp. urgentnými.
Ktoré aktivity sú dôležité? Sú to tie, ktoré prispievajú k naplneniu osobných či pracovných cieľov. No a naliehavé aktivity sú tie, ktoré na človeka vyvíjajú určitý tlak. Nútia dotyčného k okamžitej reakcii/činnosti. Pre Eisenhowerov princíp si je však dôležité ujasniť, že naliehavé činnosti nemusia byť zároveň vždy aj dôležité. Celý princíp fungovania vystihol Eisenhower nasledovne: „Dôležité veci sú málokedy urgentné a urgentné veci sú málokedy dôležité.“ A v tejto postupnosti by sa mali vykonávať.
Aktivity
1) Dôležité a naliehavé činnosti, ktoré je nutné neodkladne vykonať a majú vysokú prioritu, napríklad deadliny v práci či neodkladné stretnutia. Mali by sme im venovať maximálne 20 % času. A to toho dôvodu, že ak by bolo všetko urgentné, vznikol by chaos, neúnosný nápor a mohli by sme vyhorieť.
REKLAMA
2) Dôležité, ale nenaliehavé aktivity. Sú to podstatné činnosti, ale bez zásadného časového či sociálneho tlaku vykonať ich. Patria sem napríklad preventívne prehliadky, aktivity spojené s posilňovaním rodinných či priateľských vzťahov či doplnkové štúdium. Dôležitým, no nie urgentným činnostiam by sme mali venovať 60 až 80 % času. Toto sú priority, ktoré v podstate v konečnom dôsledku rozhodujú o našom úspechu či neúspechu.
3) Naliehavé, no nedôležité záležitosti napríklad v podobe neočakávaných situácií, ktoré odvádzajú pozornosť od podstatných cieľov, ale je ich nutné operatívne riešiť. Ideálne je tieto úlohy napríklad v rámci firmy delegovať. Venovať by sme im mali maximálne 10 % času.
4) Nedôležité a zároveň nenaliehavé činnosti. Už vyššie spomínaní „žrúti času“, ktorým sa treba oblúkom vyhýbať, maximálne im venovať 5 % svojho času. Ako sa im vyhnúť? Napríklad aj tak, že budete mať pred sebou zoznam zložený s dôležitých naliehavých aj nenaliehavých aktivít. A k tomu motiváciu prekonať prípadné tendencie k prokrastinácii.
Okrem prokrastinácie kradne značnú časť cenného času aj neustále hľadanie dôležitých vecí, ktoré napríklad akurát potrebujete k práci.
Práve preto okrem organizácie času zorganizujte aj priestor okolo seba. Minimalizujte zbytočnosti, ktoré rozptyľujú pozornosť a eliminujte neporiadok.
Keď má každá vec svoje miesto, ušetríte čas i energiu, ktorú by ste inak stratili hľadaním.
Malé kroky k veľkým cieľom
„Čím je cieľ vzdialenejší, tým je nevyhnutnejšie ísť vpred. Nenáhli sa, ale ani neodpočívaj.“ (Mazzini)
Tento pravdivý citát hovorí o tom, že napríklad i taká pol hodina denne venovaná nie naliehavej, ale dôležitej aktivite, má zásadný význam. Ciele si treba rozkúskovať. Inak povedané „rozkrokovať“, čo je zo psychologického hľadiska mimoriadne dôležité preto, aby ste reálne zaregistrovali posun dopredu.
Čiastkové ciele si spíšte do plánovača a kontrolujte ich plnenie. Majte stanovený aj presný dátum ich splnenia. Aj napriek tomu, že si plány môžete spisovať elektronicky, dajte radšej prednosť papierovej forme. Je psychologicky dokázané, že ciele, ktoré si napíšete rukou na papier, zostanú vo vašej mysli stabilnejšie a vnímate ich aj viac záväznejšie, ako keď sú naťukané v počítači alebo v mobile.
Nechávajte si rezervu
Pamätajte na to, že nedôležité, ale naliehavé veci vám môžu skrížiť vaše plány, a to takmer kedykoľvek.
Zahoďte teda ružové okuliare a počítajte aj s týmito výpadkami. Inak povedané – majte časovú rezervu a neplánujte si, obrazne povedané, každú jednu minútu. Iba by ste sa preťažili a možno sa aj dostali do depresie.
Pokiaľ sa náhodou dostanete do časového sklzu a prestávate stíhať plán, nehoďte všetko za hlavu! Vždy je predsa lepšie urobiť aspoň niečo, ako neurobiť nič. Svoj plán stále môžete aj dodatočne prispôsobiť neočakávaným okolnostiam.
Na čo minúť ušetrený čas?
Efektívne napríklad na to, čo vás kariérne posunie ďalej. Možno až k cieľu, aby ste sa stali sami sebe šéfom. Nejde to však bez nasávania nových informácií a vzdelávania sa v oblastiach, ktoré sú možno vášmu srdcu blízke, ale zamestnanie vám nedovoľuje naplno ich rozvinúť. Každý je iný, preto je táto škála veľmi rozsiahla – od fotenia cez programovanie, pečenie koláčov na objednávku až po organizovanie slávností.
